«Каждый документ уникален по-своему»: начальник архивного отдела ТвГУ С.Е. Мосеева рассказывает о своей работе

Ежегодно 10 марта в России отмечается День архивов. Этот неофициальный профессиональный праздник работников архивов учреждён Решением коллегии Федеральной архивной службы РФ 5 марта 2003 года.

Архивное дело предполагает деятельность по организации хранения и комплектования, учёту и использованию архивных документов. В нашем университете эти задачи и функции исполняет архивный отдел. Приоритетными направлениями его работы также являются обеспечение сохранности документов, использование фонда документов, которые образуются в процессе деятельности вуза, и подготовка их к передаче на государственное хранение.

Начальник архивного отдела ТвГУ Светлана Евгеньевна Мосеева поделилась с пресс-службой некоторыми деталями истории архива:

— К сожалению, большая часть документов была утрачена во время Великой Отечественной войны. Те документы, которые удалось сохранить и которые представляют научно-историческую ценность, за период с 1934 по 1949 год были переданы на постоянное хранение в областной архив (сейчас это Государственный архив Тверской области). Следовательно, можно сказать, что архивный фонд нашего университета начал своё комплектование с 1950 года.

На хранении в архивном фонде ТвГУ находится более 150 000 единиц — это документы по основной деятельности университета и документы по личному составу: личные дела обучающихся, протоколы государственных экзаменов, различные приказы, аттестационные дела соискателей на присуждение учёных степеней и многое другое. Ежегодно фонд пополняется. Кроме того, архивный отдел университета является источником комплектования Государственного казённого учреждения Тверской области «Тверской центр документации новейшей истории» и осуществляет передачу документов с постоянным сроком хранения, имеющих особую ценность. Архивному отделу ТвГУ присвоен номер фонда, по которому каждый желающий может найти там интересующую информацию. На данный момент именно в Тверской центр документации новейшей истории переданы документы, представляющие научно-историческую ценность.

— Светлана Евгеньевна, расскажите, как хранятся документы?

— Одним из основных условий обеспечения сохранности документов является материально-техническое состояние архивного отдела, соблюдение нормативных требований и правил пожарной безопасности. В связи с этим перед нами стоит важная задача: обеспечить и создать нормативные условия хранения архивных документов. Документы хранятся в соответствии с правилами: в связках на архивных стеллажах.

— Сейчас повсеместно происходит цифровизация, как следствие, бумаги уходят в прошлое. Как, в связи с этим, меняется работа архива?

— Одним из перспективных направлений деятельности любого архива, с точки зрения новых технологий, является, конечно же, оцифровка документов архивного фонда для создания электронных копий. Прежде всего, это оцифровка научно-справочного аппарата для удобного и быстрого поиска необходимой информации, оцифровка документов, представляющих научно-историческую ценность, но бумажные документы могут уйти в прошлое отнюдь не всегда. Электронная архивация — это инструмент, решающий проблему скопления огромных объёмов бумаги, но далеко не все представляют, насколько велики бывают архивы организации.

— Какие документы из фонда можно назвать уникальными?

— С каждым годом возрастает социальная значимость архивных документов. Ежегодно увеличивается число граждан, обращающихся за необходимой информацией к нашему фонду. Очень часто заявители обращаются за поиском информации об обучавшемся в нашем университете родственнике для приобщения материалов к домашним архивам, также структурные подразделения и руководители университета обращаются в архивный отдел за различными материалами для выполнения возложенных на них функций и решения вопросов текущей деятельности. Здесь можно сделать вывод, что любой документ уникален по-своему и несёт в себе не только историческую, но социальную ценность, а также позволяет удовлетворять потребность в информации социально-правового характера.

— Проводите ли вы выставки интересных документов?

— Категория находящихся на архивном хранении документов не подразумевает их выставление на публичное обозрение — в основном это персональные данные, поэтому выставки документов мы не проводим.

Архивный отдел ТвГУ ежедневно осуществляет личный приём граждан по вопросам предоставления копий, архивных выписок, выдаче документов и архивных справок.

Пресс-служба ТвГУ выражает благодарность Светлане Евгеньевне за помощь в подготовке материала!